Ακόμα και σε πιο προχωρημένα εργασιακά περιβάλλοντα, το comme il faut στη διάρκεια των επαγγελματικών meeting παραμένει θεσμός, και αντανακλά άσχημα αν δεν ξέρεις να το τηρείς.
Το Business Insider ρώτησε την Arden Clise, ειδικό σε αυτά τα «εθιμοτυπικά» θέματα, σχετικά με τα λάθη που πρέπει να αποφύγετε κατά τη διάρκεια τέτοιων συναντήσεων, για να μην δώσετε κακή εικόνα.
Είτε διά ζώσης είτε μέσω zoom, τα meeting είναι σχεδόν πάντα ένα καθιερωμένο μέρος της επαγγελματικής ζωής. Δυστυχώς, οι εργαζόμενοι μπορούν ακούσια να υπονομεύσουν τον επαγγελματισμό τους κατά τη διάρκειά τους, κυρίως με 8 τρόπους.
Τα πιο συχνά λάθη στα meeting
1. Αργοπορία
Όσον αφορά τις συναντήσεις, ένα συνηθισμένο faux pas είναι η αργοπορημένη εμφάνιση και η έλλειψη σεβασμού του χρόνου των άλλων.
«Αν όλοι φτάσουν αργά, τότε δεν μπορείτε να ξεκινήσετε μια συνάντηση εγκαίρως, κάτι που χρειάζεται για να εκπληρώσει τον σκοπό της», είπε η Clise.
2. Απενεργοποίηση της κάμερας σε zoom calls
Μην απενεργοποιείτε την κάμερά σας εκτός εάν έχετε συγκεκριμένο λόγο για να το κάνετε. Σε μια online συνάντηση, το να κρατάτε την κάμερά σας απενεργοποιημένη μπορεί να θεωρηθεί αγενές.
Η Arden Clise ωστόσο θεωρεί ότι υπάρχουν μερικές εξαιρέσεις, όπως αν το παιδί σας μόλις μπήκε στο δωμάτιο ή αν έχετε συναδέλφους γύρω σας, αλλά η κάμερά σας πρέπει γενικά να είναι ενεργοποιημένη, ειδικά όταν μιλάτε.
3. Mutlitasking στη διάρκεια του meeting
Σύμφωνα με την Clise, δεν είναι ευγενικό να εκπληρώνεις άλλες άσχετες ασχολίες ενώ βρίσκεσαι σε μια συνάντηση. Αυτό περιλαμβάνει τη χρήση του τηλεφώνου, ή την καταγραφή σημειώσεων που δεν σχετίζονται με τη σύσκεψη.
«Εάν δεν είστε παρών στη συνάντηση, εάν κάνετε άλλη δουλειά, δεν πρόκειται να ακούσετε τι συμβαίνει. Δεν πρόκειται να συμμετάσχετε επειδή χάνετε αυτήν την ευκαιρία».
4. Υπερβολική πληκτρολόγηση
Ένα άλλο λάθος που πρέπει να αποφύγετε στις συναντήσεις είναι η υπερβολική χρήση του chat. Η Clise είπε ότι τα συνεχή μηνύματα μπορεί να αποσπούν την προσοχή των άλλων, επομένως είναι καλύτερο να περιορίσετε τη χρήση του chat box στο ελάχιστο.
Είπε ότι αν έχετε μια ερώτηση για ένα άτομο, το να του στείλετε ένα άμεσο μήνυμα είναι πολύ καλύτερο από το να τραβήξετε την προσοχή όλων στη συνομιλία.
5. Μονοπώληση της συζήτησης
Είναι σημαντικό να δίνετε στους άλλους την ευκαιρία να μιλήσουν. Ένα μεγάλο λάθος που πρέπει να αποφύγετε είναι να κυριαρχείτε στη συνάντηση και να μην επιτρέπετε σε άλλους να μοιραστούν τις σκέψεις τους.
Ο Clise είπε ότι μπορεί να είναι εξαιρετικά ενοχλητικό αν ένα άτομο μοιράζεται συνεχώς ιδέες ή κάνει ερωτήσεις χωρίς να αφήνει τους άλλους να μιλήσουν. Εάν διοργανώνετε μια συνάντηση, είναι επίσης σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι δίνεται σε όλους η ευκαιρία να μιλήσουν.
6. Διακοπή των συνομιλητών
Το να διακόπτεται όποιον μιλά, ειδικά σε ψηφιακές συναντήσεις, είναι ένα συνηθισμένο λάθος.
«Είναι δύσκολο μερικές φορές σε μια συνάντηση, ιδιαίτερα σε μια εικονική συνάντηση, να ξέρεις πότε κάποιος ολοκληρώνει ή πρόκειται. Αλλά αν διακόπτεις τακτικά τους άλλους αυτό μπορεί να είναι πολύ προσβλητικό», είπε η Clise.
7. Στοχοποίηση των πιο «ήσυχων» συμμετεχόντων
Η Clise είπε ότι δεν είναι ποτέ εντάξει να επισημαίνεις ότι κάποιος δεν συμμετέχει αρκετά σε μια συνάντηση. Κάτι τέτοιο μπορεί να τους κάνει να αισθανθούν άβολα και δίνει την εντύπωση ότι τους σαμποτάρεις.
Αντίθετα, ρωτήστε ευγενικά τις σκέψεις τους για ένα συγκεκριμένο σημείο ή θέμα, λέγοντάς τους ότι είχαν καλές ιδέες στο παρελθόν, ώστε να αισθάνονται άνετα να μιλήσουν.
8. Παραμέληση των tasks
Το πιο σημαντικό μέρος του meeting έρχεται αφού ολοκληρωθεί, με τη διανομή καθηκόντων στα διάφορα μέλη. Αν λοιπόν θέλετε να έχει νόημα το meeting, το κύριο μέλημά σας θα πρέπει να είναι να ανταποκριθείτε στην εργασία που επωμιστήκατε.
Η Clise είπε ότι μερικές φορές, οι άνθρωποι ξεχνούν να ακολουθήσουν τα tasks επειδή δεν κρατούσαν σημειώσεις, δεν έκαναν λίστα υποχρεώσεων ή δεν πρόσθεσαν στοιχεία στα ημερολόγιά τους.
Δεν αντανακλά καλά για εσένα αν καθυστερείς τις υποχρεώσεις σου. Εάν δεν τελειώνεις τη δουλειά, δεν βοηθάς τους συναδέλφους σου και δεν επιτρέπεις στην εταιρεία να πετύχει αυτό που χρειάζεται».
Ακολουθήστε το Reader.gr στα Google News για να είστε πάντα ενημερωμένοι για όλες τις ειδήσεις από την Ελλάδα και τον κόσμο.
